Vaak zie je het in de tweede helft van elk jaar weer gebeuren. Diverse backofficebureaus starten hun promotiecampagnes en bieden tegen elkaar op met de meest lage omrekenfactoren. Prima toch zou je zeggen als intermediair. Daar word ik alleen maar beter van. Maar ook hier blijkt goedkoop vaak duurkoop te zijn. Flexpartners werkt samen met diverse backofficebureaus en heeft als onafhankelijke partij een goed overzicht waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste partner.

1. Een lage omrekenfactor, maar alleen in de eerste periode

De aanbiedingen waar de meeste backofficebureaus mee adverteren, is de factor die geldt in de eerste fase van het contract. Fase 1 (NBBU) en Fase A (ABU). Deze fase geldt voor de eerste 26 weken dat de uitzendkracht voor je aan het werk is. Na deze 26 weken ben je verplicht als intermediair om de medewerker aan te melden bij het (Stipp) pensioenfonds en beland je in een volgende fase. Dit werkt uiteraard kostprijsverhogend. Wat opvalt is dat hier al grote verschillen ontstaan in factoren. Ben je heel goedkoop uit in de eerste fase, betaal je veel meer in de vervolgfases. Zorg er dus voor dat je het totaal meeneemt in je vergelijking. Staar je niet blind op de aantrekkelijke factor voor de eerste 26 weken.

‘Kijk ook naar andere factoren’

Kijk daarnaast ook naar de factoren die gelden voor andere branches. Als je medewerkers hebt die actief zijn in de bouw heb je altijd een andere factor. Dit heeft o.a te maken met de verplichte aanmelding bij het BPF (Bouw Pensioen Fonds). Neem dit ook mee in de vergelijking. Houd er ook rekening mee dat de eerste fase vanaf 2022 nog slechts geldt in de eerste 8 weken!

2. Een lage omrekenfactor, maar toch niet voor jou

Wat ook regelmatig voorkomt, is dat er geadverteerd wordt met een factor waar je enorm enthousiast van wordt. Maar als je je er verder in verdiept blijkt dat je daarvoor pas in aanmerking komt, als je een omzet hebt van 5 miljoen. En als je de ET-regeling toepast en zelf alle risico’s neemt voor ziekte, debiteurenbeheer enzovoort. Als je dit zou terugrekenen blijkt deze backoffice toch opeens vrij duur te zijn. Zeker als je klein bent.

3. Een lage omrekenfactor, reservering verwerkt in het brutosalaris

Verloning van uitzendmedewerkers is gebonden aan de specifiek geldende cao. In zo’n cao is bijvoorbeeld bepaald op hoeveel atv-dagen een medewerker recht heeft. Zo heeft een medewerker in de bouw recht op meer atv-dagen dan bijvoorbeeld een medewerker in de logistieke branche. Een backofficebureau reserveert deze dagen in de omrekenfactor. Als een medewerker een atv-dag opneemt, krijgt hij deze ook uitbetaald en wordt dit niet gefactureerd aan je opdrachtgever. Sommige backofficebureaus reserveren dit niet en verwerken het in het brutosalaris van de medewerker. De medewerker krijgt dan geen atv uitbetaald, maar een hoger brutosalaris. Hierdoor kan het backofficebureau een lagere omrekenfactor aanbieden. Maar je betaalt uiteindelijk meer door het hogere brutoloon. Kijk dus altijd goed of de atv-dagen al in het bruto-uurloon verwerkt zijn.

4. Een lage omrekenfactor, jij de risico’s

Een omrekenfactor wordt uiteindelijk mede bepaald door de risico’s die je zelf loopt en de risico’s die het backofficebureau loopt. Kijk bij het vergelijken van de factoren bijvoorbeeld of de transitievergoeding in de factor is meegenomen en hoe het ziekterisico is afgedekt. Je kan je voorstellen dat als het backofficebureau het risico voor 100% voor haar rekening neemt dit kostprijsverhogend werkt. Een ander aspect: bij wie ligt het debiteurenrisico? Dus als je klant onverhoopt failliet zou gaan, wie draait dan op voor de kosten en ontvang jij nog steeds je marge?

5. Een lage omrekenfactor, maar ook de voordelen van subsidies of regelingen?

De kostprijs opbouw is vaak een lastige materie.  Naast duidelijke kosten zoals het brutoloon en enkele reserveringen zijn er ook een aantal kosten of opbrengsten die vooraf niet goed in te schatten zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan hoe vaak een medewerker ziek kan zijn. Ook is het mogelijk dat als je een medewerker aan het werk hebt, er recht is op verlaging van de loonkosten. Bijvoorbeeld door subsidie (LIV) of het backofficebureau past de ET-regeling toe. Omdat het backofficebureau de juridisch werkgever is, ontvangt deze de financiële voordelen. Maak afspraken met je backoffice wat hiermee wordt gedaan. Je zal zien dat veel bureaus hier niet transparant over zijn en deze voordelen zelf houden.

6. Een lage omrekenfactor, maar geen specialist

Het verlonen van uitzendmedewerkers is een specialisme. Denk aan de vaak veranderende wetgeving zoals de diverse cao’s, wet arbeidsmarkt in balans (WAB) enz. Maar denk ook eens aan allerlei kortingen die kostprijs verlagend kunnen werken, zoals bijvoorbeeld de ET-regeling. Lastige materie waar je echt verstand
van moet hebben. Deze regeling is met name interessant als je werkt met werknemers uit het buitenland. Simpel gezegd kan je deze medewerkers meer nettosalaris geven omdat ze extra kosten maken voor bijvoorbeeld huisvesting. Dit heeft ook weer een positief effect op je kostprijs. Dus als je werkt met buitenlandse werknemers zorg dan dat jouw backofficebureau een specialisme heeft op dat vlak en dat jij hier als intermediair van profiteert.

7. Een lage omrekenfactor, maar ook de juiste juridische vorm?

Sinds 1 januari 2020 is de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) van kracht. Het kabinet is van mening dat de markt uit balans is en heeft hiervoor maatregelen genomen. Waaronder het aan banden leggen van payrolling. Als je payrollen toepast, moet je alle voorwaarden die de inlener toepast bij zijn eigen werknemers ook toepassen op de flexibele kracht. Je ziet dat veel payrollers nu backofficebureaus zijn geworden en er allerlei constructies zijn bedacht om het payrollen te omzeilen. Wij zien in de praktijk veel constructies die voor de toekomst niet houdbaar zijn. Je loopt dan als intermediair een groot risico als de juridische constructie van jouw backoffice niet blijkt te kloppen.

8. Een lage omrekenfactor, maar wel een wurgcontract

Wat we ook veel tegenkomen, is dat je een lage factor aangeboden krijgt maar met handen en voeten gebonden bent aan dit backofficebureau. Wat je dan vaak ziet is dat als je getekend hebt de factoren hard stijgen in de volgende jaren. Je kan dan nergens meer onderuit. Let dus op want dat is nergens voor nodig. Zorg dat je altijd makkelijk de overstap kan maken naar een ander backofficebureau als je niet tevreden bent. Maak ook goede afspraken vooraf. Mensen die voor je werken, wil je wel mee kunnen nemen naar een ander backofficebureau. Logisch zou je denken, maar wettelijk gezien zijn je medewerkers in dienst bij het backofficebureau en zijn zij juridisch eigenaar.

9. Een lage omrekenfactor, maar liquide?

Een backofficebureau moet je ontzorgen op administratief en financieel gebied. Je kan je voorstellen dat er bij een backoffice veel geld omgaat. Uitzendmedewerkers worden meestal wekelijks verloond en de facturen worden met een beetje geluk na 30 dagen betaald. Dit houdt in dat het backofficebureau enorme bedragen moet voorfinancieren. Het is dan prettig om te weten hoe het backofficebureau er financieel voorstaat en of het kan voldoen aan de (toekomstige) verplichtingen. Het is niet de eerste keer dat een backofficebureau failliet gaat met alle gevolgen van dien. Ga dus samenwerken met een bureau dat al langer bestaat en financieel krachtig is. Deze informatie kan je gewoon opvragen.

10. Een lage omrekenfactor, maar geen klik?

Je zou het haast vergeten, maar het belangrijkste is dat mensen nog altijd zaken doen met mensen. Zorg er altijd voor dat je gaat samenwerken met een backofficebureau waar je een goed gevoel bij hebt. Zij staan in direct contact met je medewerkers en je klanten. Het is fijn te weten of ze goed bereikbaar zijn, maar ook hoe ze contact onderhouden met je klant als deze een keer zijn factuur nog niet heeft betaald. Hoe wordt je medewerker te woord gestaan bij vragen over zijn salaris? Zorg ervoor dat je een keer bij de backoffice op kantoor gaat kijken. Zodat je weet welke mensen er werken of vraag eens naar een referentie.

Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op voor een gratis adviesgesprek!